Der Computer als Prokrastinationshilfe
Eines der wichtigsten Werkzeuge in der heutigen Zeit ist gleichzeitig auch das Instrument, was einem am meisten Zeit klauen kann: Der Computer. Die Möglichkeiten sich abzulenken sind mannigfaltig und die Arbeit, die sich unerledigt stapelt, wird stetig mehr. Einige Regeln beim Umgang mit dem Computer haben mir geholfen, den Computer als Werkzeug zu sehen und nicht als Ablenkungsmaschine.
Wie schon beschrieben, ist mein E-Mail-Programm seit längerer Zeit so eingestellt, dass es die E-Mails nicht mehr automatisch nach einer bestimmten Zeit abruft, sondern nur noch, wenn ich das Abrufen der E-Mails per Hand initiiere. Der Grund liegt auf der Hand: Bei durchschnittlich 75 E-Mails am Tag, kommt quasi alle 20 Minuten eine neue Mail. Der Hinweis des Programms, dass eine neue E-Mail gekommen sei, macht mich neugierig und veranlasst mich die E-Mail zu lesen – und schon ist der eigentliche Arbeitsprozess unterbrochen. Man könnte auch das E-Mail-Programm einfach schließen, wenn man die E-Mails abgerufen hat. Diese Option ist für mich aber nicht akzeptabel, da ich hin und wieder Informationen aus E-Mails brauche. Das E-Mail-Programm muss also die ganze Zeit für mich verfügbar sein.
Web 2.0 und Co.
Um effektiv arbeiten zu können, sollten auch andere Ablenkungsmöglichkeiten abgestellt werden. Sämtliche Instant-Messanger dienen auch nur dazu, von anderen gestört zu werden. Also sollte man auch diese entweder ausstellen oder sich, falls es geht, unsichtbar anmelden.
Weitere Ablenkungsmaschinen sind die Seiten, auf denen soziale Netzwerke geschaffen werden. Die Tatsachen, ob einer der „Freunde“ etwas Wichtiges oder Unwichtiges gepostet hat, sind hervorragend dazu geeignet, sich vom Wesentlichen abzulenken. Aber man will doch auch auf dem Laufenden sein und auch an dieser Form der sozialen Netzwerkerei teilnehmen. Diese Seiten sind nicht zu verteufeln, ganz im Gegenteil, sie können wichtige Informationsquellen sein und bieten einen schnellen und guten Austausch mit Gleichgesinnten. Nicht nur ein Zeitpunkt zum Besuchen der Seiten sollte definiert sein, sondern auch eine Zeitspanne, die einem erlaubt, sich die neuen Meldungen anzugucken und darauf zu reagieren, aber nicht erlaubt, sich im Netz zu verlieren – weder gedanklich, noch zeitlich.
Auch „ältere“ Kommunikationswege können ausgeschaltet werden. Das Telefon klingelt zu meist in dem Moment, wenn man es gar nicht gebrauchen kann. Früher konnte mal einfach den Hörer daneben legen, aber das geht heute ja nur noch eher selten. Die modernen Telefone können aber in vielen Fällen stumm geschaltet werden. Ehrlich gesagt, mache ich das eher selten, zwar stört ein klingelndes Telefon schon bei der Arbeit, aber so häufig klingelt es dann bei mir doch nicht.
Mitteilen, dass man arbeitet
„Schahatz!? Kannste mal eben…“ und schon ist man wieder raus aus seinen Gedanken. Eigentlich kann man solchen Störungen ganz einfach entgegentreten. Man muss seinen „Mitbewohnern“ mitteilen, dass man für die nächste Zeit nicht gestört werden möchte. Dabei ist die Formulierung „die nächste Zeit“ absolut ungeeignet. Wichtig ist hier ein definierter Zeitpunkt. Der hilft einem selbst bei der Sache zu bleiben und gibt den anderen die Möglichkeit Dinge einfach aufzuschieben.
Aber Hand auf Herz – manches Mal ist es einfach entspannend sich vor dem Computer treiben zu lassen, von seinen Lieben gestört zu werden oder einfach mal aus dem Fenster zu gucken. 😉
Meine Listen sind in „Privat„, „Schule“ und „Gewerbe“ unterteilt und splitten sich dann in die einzelnen Arbeitsbereiche oder Projekte auf. Jede Aufgabe bekommt schon beim Erstellen ein Fälligkeitsdatum, so dass mir keine Aufgabe durchflutschen kann. Sowohl RTM als auch gqeues erlauben es, per E-Mail Aufgaben anzunehmen. In der Praxis heißt das: Beim Durcharbeiten der E-Mails werden alle E-Mails weitergeleitet, die es zu erledigen gilt. Schon beim Versenden bekommen die Aufgaben ein Fälligkeitsdatum mit und können Kategorien zugeordnet werden. Außerdem habe ich eine Liste, die sich „Fristen“ nennt. Dort sind alle wiederkehrende Aufgaben untergebracht, die nach einer bestimmten Zeit durchgeführt werden sollten. Darunter fallen Sachen wie: „Nichtterminierte Aufgaben terminieren„, „Private Finanzen aufbereiten„, „E-Mails beantworten“ etc. So vermeide ich, dass sich irgendwo Stapel -wenn auch nur virtuell- bilden.
Der Eingangskorb ist nichts weiter als eine Dokumentenablage auf meinem Schreibtisch, die mit dem Begriff „Eingang“ etikettiert ist. Dort wird alles unsortiert hineingelegt, was auf irgendeine Art und Weise bearbeitet werden muss. Dazu gehört auch mein Notizbuch, dass jedesmal, wenn ich nach Hause komme, ritualisiert im Eingangskorb landet. Bis zu diesem Zeitpunkt werden alle Informationen gleich behandelt. Erst wenn der Korb geleert wird, werden die Informationen kategorisiert.
