Zum Teufel mit Multitasking
Nach dem der Korb leer ist, ist die Zu-Erledigen-Liste voll und die Arbeit beginnt. Eine wichtige Erkenntnis, wenn man sich am Selbstmanagement versucht, ist die, dass es kein System gibt, welches einem die Arbeit abnimmt – Schade eigentlich. Es kann sie nur erleichtern, strukturieren und unterstützen. Wenn man es sich genau überlegt, kommt zu der Arbeit, die man ja so oder so schon hat, noch ein Haufen Arbeit hinzu, um die einzelnen Aufgaben in das System aufzunehmen. Durch die Strukturen, die geschaffen werden, ist es aber einfacher und zeitsparender, die Gesamtheit der Aufgaben zu erledigen.
Als Lehrer hat man das Problem der zwei Arbeitsplätze. Die Schule kann ich nicht als Arbeitsplatz im eigentlichen Sinne nutzen. Der Unterricht findet dort zwar statt, aber ich habe keinen eigenen Arbeitsplatz. Man kann somit also keine Bücher oder Unterlagen lagern, die man für die Vorbereitung von Unterricht braucht.
Das Problem am Arbeitsplatz zu Hause ist, dass es rund um den Schreibtisch so viele Dinge gibt, die interessanter sind als das, was gerade erledigt werden muss. So kommt es dazu, dass man immer wieder abgelenkt wird oder, wie in den meisten Fällen, sich ablenken lässt. Strategien gegen diese Ablenkung sind ja bereits in dem Abschnitt „Der Computer als Prokrastinationshilfe“ besprochen worden.
Auch wenn sich das Gerücht hält, dass Frauen multitaskingfähig sind, ist es tatsächlich so, dass der Mensch als solches nicht in der Lage ist, zwei Dinge gleichzeitig zu tun.
Eins nach dem Anderen
Schon meine Großeltern sagten immer: „Eins nach dem Anderen!“ Und Recht hatten Sie damit, denn es ist nicht möglich, mehrere Sachen simultan zu erledigen. Dennoch passiert es immer wieder, dass man sich dabei erwischt, wenn man versucht mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Man schreibt an einem Text, erstellt eine Präsentation oder bereitet einen Unterricht vor und schon kommen einem Dinge in den Kopf, die man nun gar nicht gebrauchen kann. Wenn man diese nun sofort erledigt, ist man aus der angefangenen Arbeit raus und unterbricht unter Umständen den Flow. Viel sinniger ist es genau diesen Gedanken aufzuschreiben und in den Eingangskorb zu legen. Dort ist er sicher und geht nicht verloren. Um das aber zu können, ist es wichtig, immer etwas zu schreiben griffbereit zu haben. Wenn man (noch) kein Freund des Notizbuches ist, sollte man mindestens kleine Notizzettel und ein Schreibinstrument auf dem Schreibtisch griffbereit liegen haben.
Eine einfache Übung
Wer schnell und einfach am eigenen Leib erfahren möchte, dass Multitasking nicht funktioniert, dem ist folgendes Experiment zu empfehlen.
Nimm ein Blatt Papier und zeichne eine Tabelle mit drei Spalten. Nummeriere die Spalten von eins bis drei. Jede Spalte steht für ein Projekt. Projekt eins hat das Ziel, dass in der Spalte alle Buchstaben von A bis J stehen. Projekt zwei hat das Ziel, dass die Ziffern von 1 bis 10 untereinander stehen. Projekt drei hat das Ziel, dass die römischen Zahlen von I bis X untereinander stehen.
Fülle die Spalten nun zeilenweise, also nach dem „Multitaskingprinzip„, aus. Sprich: Du schreibst erst das A, dann die 1, dann I in die dritte Spalten. Dann B, 2 und II.
Erstelle dann die gleiche Tabelle wie oben, fülle die Tabelle aber nun projektweise aus. Also erst die Spalte von A bis J, dann die Spalte von 1 bis 10 und dann die Spalte von I bis X.
Stoppe die Zeit, wie lange Du für jede Aufgabe brauchst.
Mein Ergebnis war, dass ich für die Multitasking-Aufgabe 37 Sekunden und für die lineare Bearbeitung 21 Sekunden gebraucht habe.
Nachdem ich diese Übung gemacht habe, lautet meine Prämisse bei der Arbeit: „zum Teufel mit Multitasking“ – es funktioniert einfach nicht.
Der Eingangskorb ist nichts weiter als eine Dokumentenablage auf meinem Schreibtisch, die mit dem Begriff „Eingang“ etikettiert ist. Dort wird alles unsortiert hineingelegt, was auf irgendeine Art und Weise bearbeitet werden muss. Dazu gehört auch mein Notizbuch, dass jedesmal, wenn ich nach Hause komme, ritualisiert im Eingangskorb landet. Bis zu diesem Zeitpunkt werden alle Informationen gleich behandelt. Erst wenn der Korb geleert wird, werden die Informationen kategorisiert.