Protokollvorlage für Konferenzen – einfach und effizient

Was ist schlimmer, als auf einer Konferenz zu sitzen, deren Themen für einen nur nebensächlich erscheinen? Genau! Wenn man dann auch noch das Protokoll verfassen muss.

Aber auch auf Konferenzen, bei denen es um gute Inhalte geht, ist das Schreiben des Protokolls nicht immer eine dankbare Aufgabe. Undankbar ist es auch, wenn man sich durch die Stapel alter Protokolle graben muss, weil man etwas sucht, da die Protokolle häufig in den unterschiedlichsten Layouts erzeugt sind.

Vor Jahren habe ich eine Vorlage gestaltet, die ich nun nutze, wenn ich Protokolle verfassen muss.

Um Dir mal zu zeigen, wie das Ganze funktioniert, habe ich kurzer Hand ein kleines Video erstellt, das die Funktionen der Vorlage erklärt.

Falls Du nun Lust hast, das Ganze auszuprobieren, dann lade Dir die Vorlagen herunter und hinterlasse mir ein Feedback zu den Vorlagen.

Download “Protokollvorlage // Excel und LibreOffice” Protokollvorlage_v1.2.zip – 3428-mal heruntergeladen – 30 kB

15 thoughts on “Protokollvorlage für Konferenzen – einfach und effizient

  1. Kann mir jemand erklären, wie man die Protokoll-Vorlage auch in Excel 2010 benutzen kann? In Excel 2010 gibt es die automatisierten Einträge in der Spalte „Typ“ nicht.

    1. Hallo Gabriele,

      leider habe ich hier kein Office von Microsoft, so dass ich nichts testen kann. Ich habe nun aber eine weitere Version exportiert, die als „Microsoft Excel 2007-2013“ angegeben ist. Ich würde mich freuen, wenn Du diese Version nochmals probieren könntest und mir ein Feedback geben kannst, ob das funktioniert oder nicht …

      Die Datei befindet sich in der oben herunterladbaren zip-Datei.

      Marcel

  2. Hallo Marcel,
    ich finde dein Protokoll toll, kann aber die Version 2007-2013 nicht im Ordner finden.
    Kannst Du mir diese noch einmal zusenden?
    Danke!

    1. Hallo Jens,
      Danke für das Feedback. Ich bin in der Windowswelt nicht zu hause und habe daher die obige Zip heruntergeladen und entpackt, darin ist die Tabelle in drei Variationen enthalten. Wenn ich in meinem LibreOffice auf speichern gehe und die Version „Microsoft Excel 2007-2013“ auswähle, wird die Version mit der Endung: xlsx gespeichert. Somit ist die Datei mit der Endung xlsx die von Dir erwähnte Version. Solltest Du die Tabelle noch in einem anderen Format brauchen, dann lasse es mich wissen, ich tu was ich kann 😉
      Liebe Grüße
      Marcel

  3. Hallo,

    ich finde dieses Protokoll auch super.
    Allerdings habe ich mit Excel 2016 Nutzungs- und Darstellungsprobleme.
    Gibt es schon eine entsprechende neuere Version ?

    Viele Grüße
    Sandra

    1. Hallo Sandra,

      nein es gibt noch nichts Neues. Schicke mir doch mal Screenshots, auf denen ersichtlich ist, was komisch Aussieht und wo die Nutzung nicht funktioniert. Ich kann das hier nicht testen, da ich kein Microsoft Office hier habe und bin somit auf Deine / Eure Mithilfe angewiesen.

      Liebe Grüße
      Marcel

  4. Lieber Marcel,

    wir finden deine Protokollvorlage spitze und würden sie gerne für unsere Schule nutzen. Wir haben also die Vorlagen runtergeladen. Leider können wir nicht so, wie im Video gezeigt, den Typen einstellen. Wenn wir auf die Spalte klicken, bietet die Datei die Möglichkeit nicht an. Kannst du uns einen Tipp geben, wie das funktioniert.

    Zudem fänden wir es super, wenn es am Ende des Dokuments noch einen eingerichteten Platz gibt, wo der Protokollant sein Protokoll unterschreibt und im besten Fall auch noch einen zweiten Platz zum Gegenzeichnen der Schulleitung.

    Es wäre toll, wenn du uns für den ersten Punkt einen Tipp geben könntest und vielleicht findest du unseren Vorschlag für die Unterschrift ja auch gut.

    Liebe Grüße
    Der Lehrerrat der KGS St.-Antonius

    1. Hey Jennifer,

      vielen Dank für das Feedback.

      Ich habe gerade die Dateien nochmal heruntergeladen und probiert. In der LibreOffice-Version funktioniert alles so wie es soll. Es gibt keinen Trick, wie die Auswahl erscheint. In dem Moment, in dem man das Feld anklickt, sollte links der kleine Auswahlbutton erscheinen.

      Welche Version nutzt Ihr? Excel? Wenn ja, welche Excel-Version nutzt ihr? Welches Windows?

      Das Problem ist, dass ich in LibreOffice entwickel und dann „nur“ einen Export in eine Excel-Datei veranlasse. Aber gemeinsam bekommen wir das schon noch hin.

      Die Sache mit der Unterschrift kann ich verstehen und ich denke über eine mögliche Umsetzung nach.

      Liebe Grüße
      Marcel

    2. Hallo Jennifer,

      ich bin’s wieder… Ich habe gerade mal geguckt.

      Einen Bereich für die Unterschriften habe ich nun zunächst so vor meinem geistigen Auge gehabt, dass es am Ende des Dokuments stehen müsste. Das ist technisch nicht so einfach umsetzbar. Entweder müsste man für die letzte Seite jedes Mal manuell eine neue Seitenvorlage wählen oder man würde das über die Fußzeile regeln, dann wären die Unterschriftenbereiche aber auf allen Seiten zu sehen. Den ersten Fall fände ich nicht gut, da man es sicherlich immer wieder vergessen würde und es auch zu Problemen kommen würde, wenn man am Ende einer Seite angelangt ist. Der zweite Fall ist in meinen Augen auch nicht viel besser, wenn jede Seite abgezeichnet werden muss.

      Daher meine Idee: Die Bereiche für die Unterschrift und das Gegenzeichnen könnten mit in den Header gedruckt werden. Ich überlege noch, wie die Bezeichnungen für die Unterschriftslinien sein könnten: Protokollant*in | sachlich richtig | Vorgesetze/r

      Liebe Grüße
      Marcel

      1. lieber Marcel,

        danke für deine schnellen und durchdachten Rückmeldungen. Das hatte ich gar nicht so schnell erwartet. Lieb, dass du mir auch direkt eine Mail geschrieben hast.
        Ich benutze Windows 10 und habe Office2019, meine Kolleginnen haben Applegeräte, nutzen demnach macOS und Office 360.

        Mein Freund kennt sich auch ein bisschen mit Excel aus und hat uns die Auswahlmöglichkeiten in die Excel-Datei eingebaut, so dass es funktioniert. Wir haben nun also eine Mastervorlage mit den Auswahlmöglichkeiten.
        Für die Unterschrift hatte er leider auch keine Idee. Deine Idee, das in den Header zu drucken finde ich jedoch eine sinnvolle Alternative.

        Dankeschön nochmal für die schnelle Antwort
        liebe Grüße
        Jennifer

        1. Hallo Jennifer,

          ich habe oben neue Dateien hinterlegt und gerade die Datei mit dem Hinweis 2017-360 auf einem Windowsrechner probiert. Da funktionierte die Auswahl.

          Wie auch immer, wenn ihr nun eine funktionierende Excel-Variante habt, vielleicht mögt ihr mir die hier zum Download überlassen oder in github einbinden… https://github.com/MAWSpitau/Protokollvorlage

          Da freuen sich sicherlich noch mehr Menschen, wenn Sie eine funktionierende Variante für Excel haben.

          Liebe Grüße
          Marcel

          1. Hallo Marcel,

            deine neue Vorlage funktioniert bei uns auch super. Sie sieht jetzt genauso aus, wie wir das auch bearbeitet hatten. Morgen in der Konferenz werden wir das ganze dann nochmal vorstellen. Danke für deine gute Arbeit.

            Liebe Grüße
            Jennifer

  5. Hallo Marcel,
    ich würde gerne firmenintern deine Protokoll Vorlage öffnen, jedoch benutzen wir Excel und kein officeLibre. Das Problem ist, wenn ich die Vorlage in excel öffne, dann sind quasi alle Linien gepunktet und es sieht im Druckmodus auch sehr komisch aus. Ich habe das jetzt schon einmal gegoogelt aber keine Lösung gefunden, vielleicht kannst du mir ja helfen. Ich würde dir auch Screenshots per Mail oder so zukommen lassen.

    1. Hallo Friedrich,

      ich habe mir das auch gerade mal angeschaut und habe das gleiche Problem gesehen. Ein kurzer Blick über die Formatvorlagen zeigte, dass es wohl nicht dran liegt.

      Leider habe ich gerade wenig Kapazitäten, mir das genauer anzusehen. Schreibe es mir aber auf und schaue mal genauer drüber.

      Im Zweifel eben LibreOffice saugen. 😀

      Liebe Grüße
      Marcel

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