Der Computer als Prokrastinationshilfe

Eines der wichtigsten Werkzeuge in der heutigen Zeit ist gleichzeitig auch das Instrument, was einem am meisten Zeit klauen kann: Der Computer. Die Möglichkeiten sich abzulenken sind mannigfaltig und die Arbeit, die sich unerledigt stapelt, wird stetig mehr. Einige Regeln beim Umgang mit dem Computer haben mir geholfen, den Computer als Werkzeug zu sehen und nicht als Ablenkungsmaschine.

E-Mail

Wie schon beschrieben, ist mein E-Mail-Programm seit längerer Zeit so eingestellt, dass es die E-Mails nicht mehr automatisch nach einer bestimmten Zeit abruft, sondern nur noch, wenn ich das Abrufen der E-Mails per Hand initiiere. Der Grund liegt auf der Hand: Bei durchschnittlich 75 E-Mails am Tag, kommt quasi alle 20 Minuten eine neue Mail. Der Hinweis des Programms, dass eine neue E-Mail gekommen sei, macht mich neugierig und veranlasst mich die E-Mail zu lesen – und schon ist der eigentliche Arbeitsprozess unterbrochen. Man könnte auch das E-Mail-Programm einfach schließen, wenn man die E-Mails abgerufen hat. Diese Option ist für mich aber nicht akzeptabel, da ich hin und wieder Informationen aus E-Mails brauche. Das E-Mail-Programm muss also die ganze Zeit für mich verfügbar sein.

Web 2.0 und Co.

Um effektiv arbeiten zu können, sollten auch andere Ablenkungsmöglichkeiten abgestellt werden. Sämtliche Instant-Messanger dienen auch nur dazu, von anderen gestört zu werden. Also sollte man auch diese entweder ausstellen oder sich, falls es geht, unsichtbar anmelden.

Weitere Ablenkungsmaschinen sind die Seiten, auf denen soziale Netzwerke geschaffen werden. Die Tatsachen, ob einer der „Freunde“ etwas Wichtiges oder Unwichtiges gepostet hat, sind hervorragend dazu geeignet, sich vom Wesentlichen abzulenken. Aber man will doch auch auf dem Laufenden sein und auch an dieser Form der sozialen Netzwerkerei teilnehmen. Diese Seiten sind nicht zu verteufeln, ganz im Gegenteil, sie können wichtige Informationsquellen sein und bieten einen schnellen und guten Austausch mit Gleichgesinnten. Nicht nur ein Zeitpunkt zum Besuchen der Seiten sollte definiert sein, sondern auch eine Zeitspanne, die einem erlaubt, sich die neuen Meldungen anzugucken und darauf zu reagieren, aber nicht erlaubt, sich im Netz zu verlieren – weder gedanklich, noch zeitlich.

Auch „ältere“ Kommunikationswege können ausgeschaltet werden. Das Telefon klingelt zu meist in dem Moment, wenn man es gar nicht gebrauchen kann. Früher konnte mal einfach den Hörer daneben legen, aber das geht heute ja nur noch eher selten. Die modernen Telefone können aber in vielen Fällen stumm geschaltet werden. Ehrlich gesagt, mache ich das eher selten, zwar stört ein klingelndes Telefon schon bei der Arbeit, aber so häufig klingelt es dann bei mir doch nicht.

Mitteilen, dass man arbeitet

Schahatz!? Kannste mal eben…“ und schon ist man wieder raus aus seinen Gedanken. Eigentlich kann man solchen Störungen ganz einfach entgegentreten. Man muss seinen „Mitbewohnern“ mitteilen, dass man für die nächste Zeit nicht gestört werden möchte. Dabei ist die Formulierung „die nächste Zeit“ absolut ungeeignet. Wichtig ist hier ein definierter Zeitpunkt. Der hilft einem selbst bei der Sache zu bleiben und gibt den anderen die Möglichkeit Dinge einfach aufzuschieben.

Aber Hand auf Herz – manches Mal ist es einfach entspannend sich vor dem Computer treiben zu lassen, von seinen Lieben gestört zu werden oder einfach mal aus dem Fenster zu gucken. 😉

Zu-Erledigen-Listen

Zu-Erledigen-Listen sind mein täglicher Begleiter und verhelfen mir, das zu schaffen, was ich schaffen möchte. Es gibt viele Möglichkeiten, Zu-Erledigen-Listen zu führen. Die einen erstellen Prioritätslisten, die anderen Projektlisten und andere bevorzugen ein chaotisches System. Meine Zu-Erledigen-Listen, sind nach Projekten geordnet, werden aber auf bestimmte Daten gesetzt, wann die Dinge erledigt werden sollen.

Analog könnte man das Ganze über 43 Ordner lösen. Ich bin an dieser Stelle aber viel lieber und auch mehr in der digitalen Welt unterwegs, da ich so die Aufgaben flexibler handhaben kann. Eine Zeit lang habe ich RTM genutzt, bin aber vor einigen Monaten zu gqueues umgezogen. Auch wenn diese Applikation hin und wieder Performanceprobleme hat, ist sie für mich schöner und in den meisten Fällen besser zu bedienen. Einige Features fehlen mir noch, aber die Software ist ja noch in der Entwicklung und daher bin ich guter Dinge, dass das noch kommen wird. Meine Listen sind in „Privat„, „Schule“ und „Gewerbe“ unterteilt und splitten sich dann in die einzelnen Arbeitsbereiche oder Projekte auf. Jede Aufgabe bekommt schon beim Erstellen ein Fälligkeitsdatum, so dass mir keine Aufgabe durchflutschen kann. Sowohl RTM als auch gqeues erlauben es, per E-Mail Aufgaben anzunehmen. In der Praxis heißt das: Beim Durcharbeiten der E-Mails werden alle E-Mails weitergeleitet, die es zu erledigen gilt. Schon beim Versenden bekommen die Aufgaben ein Fälligkeitsdatum mit und können Kategorien zugeordnet werden. Außerdem habe ich eine Liste, die sich „Fristen“ nennt. Dort sind alle wiederkehrende Aufgaben untergebracht, die nach einer bestimmten Zeit durchgeführt werden sollten. Darunter fallen Sachen wie: „Nichtterminierte Aufgaben terminieren„, „Private Finanzen aufbereiten„, „E-Mails beantworten“ etc. So vermeide ich, dass sich irgendwo Stapel -wenn auch nur virtuell- bilden.

Informationen sammeln

Zuerst bin ich mir bewusst geworden, woher ich Aufgaben und Informationen empfange, die mich tagtäglich überkommen. Diese sind vielfältig und brauchten ein gewisse Struktur. Ich habe mich entschieden zwischen digitalen und analogen Informationseingängen zu unterscheiden. Die digitalen umfassen zum einen die privaten und dienstlichen E-Mail-Adressen und zum anderen alle Quellen aus dem weltweiten Netz. Zu nennen sind hier Foren, Facebook, Twitter und andere Dienste des Web 2.0. Ganz entscheidend sind abonnierte RSS-Feeds, die mich über Neuigkeiten auf ausgesuchten Internetseiten auf dem Laufenden halten.

In der analogen Welt unterscheide ich zwischen den Örtlichkeiten, in denen die Informationen auf mich treffen. In der Schule habe ich zwei Fächer. Eines befindet sich auf dem Flur und wird von den Schülerinnen und Schülern genutzt, ein anderes befindet sich im Lehrerzimmer. Dieses wird hauptsächlich von Kolleginnen und Kollegen und den Damen vom Büro genutzt. Zu Hause ist der wichtigste Eingang mein Briefkasten. Diverse andere analoge Informationsgeber sind Bücher, Zeitschriften, TV, Radio und Gespräche mit Menschen.

Ein zentrales Werkzeug zur Sammlung von Informationen ist mein Notizbuch, dieses trage ich immer bei mir und notiere alles was mir in diesem Moment wichtig erscheint – aber dazu an anderer Stelle mehr.

Wichtig ist, die Informationseingänge so gering wie möglich zu halten. Einige können nicht wegrationalisiert werden, da sie institutionalisert sind und wahrgenommen werden müssen, andere können zusammengelegt werden. E-Mail-Adressen können zum Beispiel von nur einem Programm abegrufen werden und somit hat man nur einen Eingang, der abgearbeitet werden muss.

Alle Informationen, die ich in der Schule erhalte, werden in einer Mappe ungeordnet gesammelt und zu Hause dann in den Eingangskorb gelegt und dort verarbeitet.

Selbstmanagement als Lehrer

Als Lehrkraft im deutschen Schulsystem ist man nicht nur damit beschäfftigt, Unterricht vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten, sondern ein großer Teil der alltäglichen Arbeit spielt sich außerhalb des Unterrichts ab. Nicht nur die hohe Anzahl der Sozialkontakte muss täglich verarbeitet werden, sondern auch die administrativen Aufgaben nehmen einen großen Teil der Zeit wahr.

In dieser Serie möchte ich aufzeigen, welche Strategien ich mir aufgebaut habe, um mit diesen Anforderungen umzugehen und ihnen auch weitestgehend gerecht zu werden. Dabei möchte ich feststellen, dass ich die meisten Verfahrensweisen von bestehenden System übernommen habe und mir daraus mein System erstellt habe. Grundsätzlich bin ich der Meinung, dass es kein System gibt, das von jedem angenommen werden kann. Dennoch hilft es ungemein, die Arbeitsweisen von anderen kennenzulernen, um sich seine Rosinen herauszupicken.

Es sollen die Arbeitsabläufe beschrieben werden, die im Moment von mir genutzt werden. Diese können sich natürlich von Tag zu Tag ändern. Und auch diese Tatsache ist ein Teil des Systems, denn das System darf nicht zu starr sein. Ich muss es immer wieder ändern können, dürfen und müssen – nur so kann ich Arbeitsabläufe immer weiter optimieren.

Vielen Lesern, die sich schon mit Produktivität oder Selbstmanagement auseinandergesetzt haben, werden einige Sachen bekannt vorkommen, da sie sich an gängigen Systeme, wie GTD oder ZTD orientieren. Dennoch sind sicherlich neue Aspekte zu entdecken.

Jeden Freitag erscheint ab heute ein neuer Artikel zum beschriebenen Themenbereich in der Kategorie Selbstmanagement.

Selbstmanagement und ich…

Seit einiger Zeit bin ich dabei, für diesen Blog eine Reihe zum Selbstmanagement vorzubereiten. Dabei wird es nicht darum gehen, dass ich den heiligen Gral vorstelle und darstelle, wie man sich selbst und seine Zeit managen muss. Es geht vielmehr darum, wie ich den schulischen Alltag manage, welche Systeme ich nutze und welche Tools mir dabei helfen. Gerade in der Zeit, in der ich das Ganze vorbereite, kommt heute die Ausbildungskoordinatorin auf mich zu und fragt mich, ob ich nicht einen Vortrag zum Selbstmanagement für die Referendare machen möchte, denn diese hätten sie darauf angesprochen.

Wow – cool! Diese Einladung nehme ich natürlich sehr gerne an!