Der Eingangskorb

Dieser Artikel ist ein Beitrag der Serie: Selbstmanagement als Lehrer»

Der Eingangskorb ist nichts weiter als eine Dokumentenablage auf meinem Schreibtisch, die mit dem Begriff „Eingang“ etikettiert ist. Dort wird alles unsortiert hineingelegt, was auf irgendeine Art und Weise bearbeitet werden muss. Dazu gehört auch mein Notizbuch, dass jedesmal, wenn ich nach Hause komme, ritualisiert im Eingangskorb landet. Bis zu diesem Zeitpunkt werden alle Informationen gleich behandelt. Erst wenn der Korb geleert wird, werden die Informationen kategorisiert.

Mindestens einmal täglich wird der Eingangskorb restlos geleert. Alle sich darin befindlichen Informationen werden kategorisiert, bearbeitet, delegiert oder auf einen Termin gesetzt.

Ein weiterer Eingangskorb ist mein E-Mail-Programm. Auch dort kommen die verschiedensten Informationen auf mich zu. Im Prinzip ist ein E-Mail-Konto ja nichts anderes als eine persönliche Zu-Erledigen-Liste, die von anderen gefüllt wird. Somit muss auch diese nach den gleichen Kriterien, wie der analoge Korb geleert werden.

Konfiguration des E-Mail-Programmes

In der Grundeinstellung ist ein E-Mailprogramm so eingerichtet, dass eine E-Mail nach einer bestimmten Zeit, die sie aktiviert ist, als gelesen markiert wird. Diese Funktion habe ich bei mir abgeschaltet. Die E-Mail wird erst durch das Drücken einer bestimmten Taste als gelesen und somit als erledigt markiert. Dadruch kann ich E-Mails überfliegen und dann entscheiden, ob eine Aktion notwendig ist oder nicht. Beim zweiten Durchgang, folge ich dann den Grundsätzen, die beim Korb leeren gelten.

Den Korb leeren

Genau hier liegt das Kernstück des Systems. Der Korb muss mindestens einmal am Tag geleert werden. Bei dieser Leerung gelten folgende Regeln:

  1. Arbeite Dich von oben durch.
  2. Entscheide Dich was zu tun ist.
  3. Lege nichts, wirklich nichts, zurück in den Eingangskorb.

Dadurch, dass ich mich von oben durcharbeite, nehme ich keine Priorisierung der zu bearbeitenden Informationen vor. Jede Information ist zunächst gleich wichtig. Wenn ich die Information in den Händen halte, gilt es, sofort eine Entscheidung zu treffen.

  • Kann ich es in zwei Minuten erledigen, dann erledige ich es sofort.
  • Ist es eine Adresse oder handelt es sich um andere Kontaktdaten, dann wird die Information in das Adressbuch übertragen.
  • Handelt es sich um einen Termin, dann wird dieser in den Kalender eingetragen.
  • Handelt es sich um etwas, was erledigt werden muss, dann kommt es auf die Zu-Erledigen-Liste.
  • Sind es Unterrichtsmaterialien oder andere Informationen, die ich behalten möchte oder muss, dann werden sie in mein Ablagesystem eingeordnet.
  • Kann ich mit der Information nichts anfangen, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Erstens – Eine andere Person kann etwas damit anfangen, dann wird es delegiert. Zweitens – Keiner kann etwas damit anfangen, dann wird es entsorgt.

Durch diese sofortigen Entscheidungen wird vermieden, dass sich irgendwo auf dem Schreibtisch Stapel bilden. Diese Stapel waren es, die meinen Schreibtisch früher unerkennbar machten. Denn er versteckte sich unter unzähligen Papieren, Mappen, Büchern, Ordnern und anderen Dingen, von denen ich nicht einmal mehr weiß, was für Dinge es waren.

Durch dieses Ritual des Leerens des Eingangskorbes kann ich meinen Schreibtisch wieder sehen und ich freue mich, wenn ich mich an den leeren und aufgeräumten Schreibtisch setzen kann. Das hört sich jetzt vielleicht ein bisschen pathetisch an, aber es ist wirklich ein anderes Gefühl, sich an einen aufgeräumten, strukturierten und sichtbaren Schreibtisch zusetzen. Erst jetzt habe ich den Spruch verstanden, den ich früher immer wieder genutzt habe, wenn ich auf meinen, doch eher unordentlich und chaotisch anmutenden Schreibtisch angesprochen wurde und das Aussehen verteidigen wollte: „Nur das Genie, beherrscht das Chaos.“

Nicht merken, sondern aufschreiben

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Meine beiden Notizbücher

Eine der wichtigsten Veränderungen meiner Gewohnheiten war es, immer ein Notizbuch am Mann oder wenigstens griffbereit zu haben. Das Wort „immer“ ist in diesem Satz wirklich in seiner tiefsten Bedeutung zu verstehen. Mein Notizbuch liegt am Bett, wenn ich schlafen gehe, steckt in der Schule in der Innentasche meines Jackets, am Schreibtisch hat es seinen eigenen Platz und ich ärgere mich immer dann, wenn ich es unter bestimmten Umständen nicht bei mir haben kann, wie zum Beispiel unter der Dusche. Leider fallen mir dort die besten Ideen ein und diese sind wieder fort, wenn ich mit einem Handtuch bewaffnet vor dem Spiegel stehe und mir die Haare mache oder mich rasiere.

In dieses Notizbuch wird alles notiert, was in irgendendeiner Art Bedeutung für mich hat: Termine, Adressen, Telefonnummern, Gedanken zu Unterricht, Aufgaben, Konferenztermine, Kochrezepte, Aphorismen, Methoden für Unterricht, etc. Dabei mache ich keinen Unterschied, ob es sich um Privates, Berufliches oder Geschäftliches handelt. Es wird einfach alles in diesem Büchlein aufgeschrieben.

Das Notizbuch entspricht zirka der Größe DIN A6 und kann somit bequem mit sich geführt werden.

Das größere Notizbuch

Ich benutze ein weiteres Notizbuch, in das ich Aufzeichnungen von Konferenzen, Besprechungen, Telefonaten und von Unterricht fixiere. Auch Ideen zu Blogeinträgen oder Workshops schreibe ich in dieses größere Buch. Der Vorteil für dieses Buch liegt auf der Hand: Ich kann viel besser komplexe Texte hineinschreiben, Mind-Maps zeichnen oder Skizzen machen, als in das kleine Notizbuch.

Auch dieses Buch kommt, sobald ich nach Hause komme in den Eingangskorb. Die neuen Einträge werden, falls ich es für notwendig erachte, in andere Systeme übertragen. Sprich: Sie werden in meinen Zettelkasten übertragen, anderweitig fixiert, am Computer ausformuliert und gebloggt oder einfach ohne weitere Verarbeitung im Notizbuch gelassen.

Schon alleine durch die Tatsache, dass ich die meisten meiner Aufzeichnungen immer in meiner Tasche habe, da sie ja in meinem großen Notizbuch stehen, habe ich Sie immer griffbereit und kann Mitschriften von Konferenzen oder Telefonaten immer zu Rate ziehen.

Informationen sammeln

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Zuerst bin ich mir bewusst geworden, woher ich Aufgaben und Informationen empfange, die mich tagtäglich überkommen. Diese sind vielfältig und brauchten ein gewisse Struktur. Ich habe mich entschieden zwischen digitalen und analogen Informationseingängen zu unterscheiden. Die digitalen umfassen zum einen die privaten und dienstlichen E-Mail-Adressen und zum anderen alle Quellen aus dem weltweiten Netz. Zu nennen sind hier Foren, Facebook, Twitter und andere Dienste des Web 2.0. Ganz entscheidend sind abonnierte RSS-Feeds, die mich über Neuigkeiten auf ausgesuchten Internetseiten auf dem Laufenden halten.

In der analogen Welt unterscheide ich zwischen den Örtlichkeiten, in denen die Informationen auf mich treffen. In der Schule habe ich zwei Fächer. Eines befindet sich auf dem Flur und wird von den Schülerinnen und Schülern genutzt, ein anderes befindet sich im Lehrerzimmer. Dieses wird hauptsächlich von Kolleginnen und Kollegen und den Damen vom Büro genutzt. Zu Hause ist der wichtigste Eingang mein Briefkasten. Diverse andere analoge Informationsgeber sind Bücher, Zeitschriften, TV, Radio und Gespräche mit Menschen.

Ein zentrales Werkzeug zur Sammlung von Informationen ist mein Notizbuch, dieses trage ich immer bei mir und notiere alles was mir in diesem Moment wichtig erscheint – aber dazu an anderer Stelle mehr.

Wichtig ist, die Informationseingänge so gering wie möglich zu halten. Einige können nicht wegrationalisiert werden, da sie institutionalisert sind und wahrgenommen werden müssen, andere können zusammengelegt werden. E-Mail-Adressen können zum Beispiel von nur einem Programm abegrufen werden und somit hat man nur einen Eingang, der abgearbeitet werden muss.

Alle Informationen, die ich in der Schule erhalte, werden in einer Mappe ungeordnet gesammelt und zu Hause dann in den Eingangskorb gelegt und dort verarbeitet.

Neues Notizbuch

Gestern ist in meinem großen Moleskine die letzte Seite beschrieben worden. Da ich in weiser Voraussicht schon Erstatz auf Lager habe, kann ich zwar direkt weiterarbeiten, aber die Vorfreude war ernüchternd.

Ich habe nun ein Leuchtturm1917 A4+ Buch. Die ersten Schritte waren enttäuschend. Das Papier auf das ich meinen Namen und meine Adresse eintragen soll, verträgt sich eher schlecht mit normaler Tinte aus einem Füllfederhalter. Die Tinte fließt in das Papier und lässt die Schrift, die bei mir eh schon immer krakelig aussieht, unschön erscheinen. Man kann zwar alles lesen, aber schade ist dieser Mangel schon. Mal sehen, wie sich die „normalen“ Seiten verhalten, wenn man mit Tinte auf ihnen schreibt.