Zum Teufel mit Multitasking

Dieser Artikel ist ein Beitrag der Serie: Selbstmanagement als Lehrer»

Nach dem der Korb leer ist, ist die Zu-Erledigen-Liste voll und die Arbeit beginnt. Eine wichtige Erkenntnis, wenn man sich am Selbstmanagement versucht, ist die, dass es kein System gibt, welches einem die Arbeit abnimmt – Schade eigentlich. Es kann sie nur erleichtern, strukturieren und unterstützen. Wenn man es sich genau überlegt, kommt zu der Arbeit, die man ja so oder so schon hat, noch ein Haufen Arbeit hinzu, um die einzelnen Aufgaben in das System aufzunehmen. Durch die Strukturen, die geschaffen werden, ist es aber einfacher und zeitsparender, die Gesamtheit der Aufgaben zu erledigen.

Als Lehrer hat man das Problem der zwei Arbeitsplätze. Die Schule kann ich nicht als Arbeitsplatz im eigentlichen Sinne nutzen. Der Unterricht findet dort zwar statt, aber ich habe keinen eigenen Arbeitsplatz. Man kann somit also keine Bücher oder Unterlagen lagern, die man für die Vorbereitung von Unterricht braucht.

Das Problem am Arbeitsplatz zu Hause ist, dass es rund um den Schreibtisch so viele Dinge gibt, die interessanter sind als das, was gerade erledigt werden muss. So kommt es dazu, dass man immer wieder abgelenkt wird oder, wie in den meisten Fällen, sich ablenken lässt. Strategien gegen diese Ablenkung sind ja bereits in dem Abschnitt „Der Computer als Prokrastinationshilfe“ besprochen worden.

Auch wenn sich das Gerücht hält, dass Frauen multitaskingfähig sind, ist es tatsächlich so, dass der Mensch als solches nicht in der Lage ist, zwei Dinge gleichzeitig zu tun.

Eins nach dem Anderen

Schon meine Großeltern sagten immer: „Eins nach dem Anderen!“ Und Recht hatten Sie damit, denn es ist nicht möglich, mehrere Sachen simultan zu erledigen. Dennoch passiert es immer wieder, dass man sich dabei erwischt, wenn man versucht mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Man schreibt an einem Text, erstellt eine Präsentation oder bereitet einen Unterricht vor und schon kommen einem Dinge in den Kopf, die man nun gar nicht gebrauchen kann. Wenn man diese nun sofort erledigt, ist man aus der angefangenen Arbeit raus und unterbricht unter Umständen den Flow. Viel sinniger ist es genau diesen Gedanken aufzuschreiben und in den Eingangskorb zu legen. Dort ist er sicher und geht nicht verloren. Um das aber zu können, ist es wichtig, immer etwas zu schreiben griffbereit zu haben. Wenn man (noch) kein Freund des Notizbuches ist, sollte man mindestens kleine Notizzettel und ein Schreibinstrument auf dem Schreibtisch griffbereit liegen haben.

Eine einfache Übung

Wer schnell und einfach am eigenen Leib erfahren möchte, dass Multitasking nicht funktioniert, dem ist folgendes Experiment zu empfehlen.

Nimm ein Blatt Papier und zeichne eine Tabelle mit drei Spalten. Nummeriere die Spalten von eins bis drei. Jede Spalte steht für ein Projekt. Projekt eins hat das Ziel, dass in der Spalte alle Buchstaben von A bis J stehen. Projekt zwei hat das Ziel, dass die Ziffern von 1 bis 10 untereinander stehen. Projekt drei hat das Ziel, dass die römischen Zahlen von I bis X untereinander stehen.

Fülle die Spalten nun zeilenweise, also nach dem „Multitaskingprinzip„, aus. Sprich: Du schreibst erst das A, dann die 1, dann I in die dritte Spalten. Dann B, 2 und II.

Erstelle dann die gleiche Tabelle wie oben, fülle die Tabelle aber nun projektweise aus. Also erst die Spalte von A bis J, dann die Spalte von 1 bis 10 und dann die Spalte von I bis X.

Stoppe die Zeit, wie lange Du für jede Aufgabe brauchst.

Mein Ergebnis war, dass ich für die Multitasking-Aufgabe 37 Sekunden und für die lineare Bearbeitung 21 Sekunden gebraucht habe.

Nachdem ich diese Übung gemacht habe, lautet meine Prämisse bei der Arbeit: „zum Teufel mit Multitasking“ – es funktioniert einfach nicht.

Ein Schritt zur Struktur

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Durch den konsequenten -teilweise auch sicherlich fast übertrieben-lächerlichen- Einsatz meine Notizbücher und dem Eingangskorb auf meinem Schreibtisch entstand umgehend mehr Struktur in meinem Arbeitsleben.

Als ich begonnen habe, dieses System einzusetzen, sah mein Schreibtisch aus, als hätte dort eine Bombe eingeschlagen.

Bei einem solchen Projekt hat man anfänglich ja viel Energie und Motivation, alles zu verändern und besser zu machen. Nimmt man diese ganze Energie und geht mit ihr nicht vorsichtig um, dann verpufft sie ganz schnell in der Anfangszeit. Um diesem Verpuffen vorzubeugen, habe ich alles, was auf meinem Schreibtisch lag, einfach in eine große Kiste geschmissen und jeden Abend einen kleinen Stapel für den nächsten Tag in den Eingangskorb gelegt. So konnte ich Schritt für Schritt das System einführen, habe meine Energie nicht ins Aufräumen gesteckt und hatte in den ersten Tagen immer etwas im Eingangskorb, so dass ich mich an das System gewöhnen konnte. Diese Gewöhnungsphase ist in meinen Augen für das Gelingen des Vorhabens von aller höchster Wichtigkeit. Von großem Vorteil ist es dann noch, wenn diese Phase von Erfolgserlebnissen geprägt ist, also der Schreibtisch abends immer leer und aufgeräumt ist. Dadurch setzt sich das Ritual, die Gewohnheit, schneller im Gehirn fest, da sie mit einem positiven Gefühl verbunden ist.

Der Eingangskorb

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Der Eingangskorb ist nichts weiter als eine Dokumentenablage auf meinem Schreibtisch, die mit dem Begriff „Eingang“ etikettiert ist. Dort wird alles unsortiert hineingelegt, was auf irgendeine Art und Weise bearbeitet werden muss. Dazu gehört auch mein Notizbuch, dass jedesmal, wenn ich nach Hause komme, ritualisiert im Eingangskorb landet. Bis zu diesem Zeitpunkt werden alle Informationen gleich behandelt. Erst wenn der Korb geleert wird, werden die Informationen kategorisiert.

Mindestens einmal täglich wird der Eingangskorb restlos geleert. Alle sich darin befindlichen Informationen werden kategorisiert, bearbeitet, delegiert oder auf einen Termin gesetzt.

Ein weiterer Eingangskorb ist mein E-Mail-Programm. Auch dort kommen die verschiedensten Informationen auf mich zu. Im Prinzip ist ein E-Mail-Konto ja nichts anderes als eine persönliche Zu-Erledigen-Liste, die von anderen gefüllt wird. Somit muss auch diese nach den gleichen Kriterien, wie der analoge Korb geleert werden.

Konfiguration des E-Mail-Programmes

In der Grundeinstellung ist ein E-Mailprogramm so eingerichtet, dass eine E-Mail nach einer bestimmten Zeit, die sie aktiviert ist, als gelesen markiert wird. Diese Funktion habe ich bei mir abgeschaltet. Die E-Mail wird erst durch das Drücken einer bestimmten Taste als gelesen und somit als erledigt markiert. Dadruch kann ich E-Mails überfliegen und dann entscheiden, ob eine Aktion notwendig ist oder nicht. Beim zweiten Durchgang, folge ich dann den Grundsätzen, die beim Korb leeren gelten.

Den Korb leeren

Genau hier liegt das Kernstück des Systems. Der Korb muss mindestens einmal am Tag geleert werden. Bei dieser Leerung gelten folgende Regeln:

  1. Arbeite Dich von oben durch.
  2. Entscheide Dich was zu tun ist.
  3. Lege nichts, wirklich nichts, zurück in den Eingangskorb.

Dadurch, dass ich mich von oben durcharbeite, nehme ich keine Priorisierung der zu bearbeitenden Informationen vor. Jede Information ist zunächst gleich wichtig. Wenn ich die Information in den Händen halte, gilt es, sofort eine Entscheidung zu treffen.

  • Kann ich es in zwei Minuten erledigen, dann erledige ich es sofort.
  • Ist es eine Adresse oder handelt es sich um andere Kontaktdaten, dann wird die Information in das Adressbuch übertragen.
  • Handelt es sich um einen Termin, dann wird dieser in den Kalender eingetragen.
  • Handelt es sich um etwas, was erledigt werden muss, dann kommt es auf die Zu-Erledigen-Liste.
  • Sind es Unterrichtsmaterialien oder andere Informationen, die ich behalten möchte oder muss, dann werden sie in mein Ablagesystem eingeordnet.
  • Kann ich mit der Information nichts anfangen, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Erstens – Eine andere Person kann etwas damit anfangen, dann wird es delegiert. Zweitens – Keiner kann etwas damit anfangen, dann wird es entsorgt.

Durch diese sofortigen Entscheidungen wird vermieden, dass sich irgendwo auf dem Schreibtisch Stapel bilden. Diese Stapel waren es, die meinen Schreibtisch früher unerkennbar machten. Denn er versteckte sich unter unzähligen Papieren, Mappen, Büchern, Ordnern und anderen Dingen, von denen ich nicht einmal mehr weiß, was für Dinge es waren.

Durch dieses Ritual des Leerens des Eingangskorbes kann ich meinen Schreibtisch wieder sehen und ich freue mich, wenn ich mich an den leeren und aufgeräumten Schreibtisch setzen kann. Das hört sich jetzt vielleicht ein bisschen pathetisch an, aber es ist wirklich ein anderes Gefühl, sich an einen aufgeräumten, strukturierten und sichtbaren Schreibtisch zusetzen. Erst jetzt habe ich den Spruch verstanden, den ich früher immer wieder genutzt habe, wenn ich auf meinen, doch eher unordentlich und chaotisch anmutenden Schreibtisch angesprochen wurde und das Aussehen verteidigen wollte: „Nur das Genie, beherrscht das Chaos.“