Meine Datenablage

Die Bildungspunks rufen zur Blogparade auf und ich mache mit. Und zwar geht es um die gute alte Frage: „Wie organisiere ich meine Daten?” Diese Frage hat sich sicherlich der eine oder andere Unterrichtende schon gestellt und jeder hat so seine beste Struktur gefunden. So soll auch dieser Artikel verstanden werden. Das was ich schreibe ist im Moment meine beste Struktur. Es geht nicht darum, dass es DIE BESTE Struktur ist, sondern nur eine Momentaufnahme meiner eigenen Vorgehensweise.

Was leider in dem Thema nicht mitschwingt und auch unter all den Kolleginnen und Kollegen, die sich mit der digitalen Bildung auseinandersetzen, selten auf den Tisch kommt, ist die analoge Ablage. Und auch über diese möchte ich einige Worte verlieren.

Die analoge Ablage

Auch wenn wir im digitalen Zeitalter leben ist noch immer sehr, sehr viel Information auf analogem Wege unterwegs. Das was die einen verteufeln, ist in manchen Dingen einfach im hohen Maße sinnvoll. Nicht umsonst heißt es noch immer:

Papier ist geduldig.

Die Eingänge

Für alle Informationen, die auch mich einprasseln habe ich sogenannte Eingänge definiert. Wer darüber mehr lesen möchte, kann das gerne in diesem schon älteren, aber noch immer aktuellen Beitrag nachlesen.

Eines meiner wichtigsten Instrumente ist meine Transfermappe. In dieser Mappe wird alles Papierartige hin und her getragen, was von A nach B oder C muss.

Das meiste, was mir in Papierform unterkommt, wird analysiert, die Daten gehen in das dafür vorgesehene System und was ich tatsächlich behalten muss, das geht in mein analoges Ablagesystem der Firma Classei.

Das Classei-System

Das Classei-System ist mit einer Hängeregistratur zu vergleichen, mit dem Unterschied, dass nichts hängt, sondern die Mappen stehen. Dadurch wird kein Platz durch Metallaufhängungen verschenkt, sondern man nutzt den Platz in den Schubladen sehr effizient aus!

Die einzelnen Ordner haben Reiter, auf denen das Thema notiert ist, was sich in der Mappe befindet. Diese Themen sind bei mir recht kleinschrittig unterteilt, so dass ich schnell zu allen möglichen Themen Material finde, die ich gesammelt oder erstellt habe.

Die alten Ordner für gelochte Seiten, die bei mir noch im Büro herumstehen, sind uralt und müssten eigentlich mal in das Classei-System übertragen werden.

Privat und beruflich getrennt

Das System nutze ich sowohl im privaten und im beruflichen Bereich. In diesem Artikel gehe ich nicht auf die privaten Sonderheiten ein, sondern nur auf die beruflichen.

Das Berufliche

Ich habe im Moment einen Ordner für meine Klasse, die ich unterrichte. Darin befinden sich Tests und Arbeiten, die noch wiedergegeben werden müssen, Unterlagen zu Schülern der Klasse, Hinweise was ich noch unterrichten möchte etc.

Wenn ich mit der Klasse in einen neuen Themenbereich einsteige, dann suche ich mir immer die Mappen zusammen, die mit dem Themenbereich zu tun haben und diesen gegebenenfalls nur tangieren und stelle mir damit quasi ein Dossier zusammen, um im Unterricht auf die Bedürfnisse der Schülerinnen und Schüler eingehen zu können. Diese gesammelten Mappen kann ich dann in einen Stehsammler stecken und habe somit meine Mappen für die Unterrichtseinheit zusammen.

Für die Ausbildung der Lehrkräfte funktioniert das Vorgehen ähnlich. Auch hier suche ich mir immer die Mappen zusammen, die für das Thema an dem jeweiligen Ausbildungstag zu erwarten sind. Weiterhin habe ich für jede Lehrkraft im Vorbereitungsdienst einen Ordner in dem alle Daten gesammelt werden, die mit der Lehrkraft im Vorbereitungsdienst zu tun haben:

  • Unterrichtsentwürfe
  • Protokolle
  • Zielvereinbarungen
  • Hausarbeiten
  • Gesprächsnotizen
  • etc.

Innerhalb des Ordners herrscht dadurch ein kleines bisschen Chaos. Das hält sich aber in der Tat in Grenzen und ich finde mich immer schnell zurecht.

Die 43 Ordner live und in Farbe

Weiterhin nutze ich das System der 43-Ordner, um mir analoge Daten auf Vorlage zu legen. Auch dieses System ist von Classei, kann aber auch von einer anderen Firma genutzt werden.

Kommen wir aber nun zu dem, wo sich die Geister sicherlich noch weiter scheiden werden. Die digitale Ablage!

Die digitale Ablage

Mein letztes Produktivsystem aus dem Hause Microsoft war Windows 95. Seit dieser Zeit läuft bei mir nur GNU/Linux als Betriebssystem, was am Anfang sicherlich auch eine Glaubensfrage war, hat sich nun zu einer Gewohnheit entwickelt, die mir sehr viele Vorteile bietet, die aber nicht Bestandteil dieses Artikels sein sollen.

markdown

Für das Erstellen von Text-Dokumenten nutze ich fast ausschließlich markdown. Meine Liebe zu diesem Dateityp, bzw. der Auszeichnungssprache habe ich bereits in dem Artikel Ich habe mich verliebt aus dem Jahre 2014 dargestellt. Markdown wird in einfachen Textdateien in einem Ordnersystem auf der Festplatte genutzt. Und auch dieser Artikel liegt in markdown vor.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Ich kann die Quelldaten immer und auf jedem Rechner einsehen und in der Regel auch editieren, da so ziemlich jedes Betriebssystem einen Texteditor mitbringt.
  • Ich bin unabhängig von Software, da ich jeden Editor nutzen kann, den ich möchte. Ich laufe nicht die Gefahr, dass eine Firma, an die ich mich gebunden habe, auf einmal alles in der ihrer Cloud1 speichern will oder dass Software bestimmte Features abstellt, die für mich wichtig waren und ich nun die Daten nicht mehr nutzen kann.
  • Ich kann sehr schnell und einfach fertige Texte in unterschiedliche Formate bringen und das ist ein absolutes Powerfeature.

Als Austauschformat mit Kolleginnen und Kollegen nutze ich in der Regel PDFs. Diese sind auch auf jedem Rechner gleich anzusehen und werden von allen mir bekannten Betriebssystem unterstützt. Wenn aber mal ein anderes Format gebraucht wird, nutze ich pandoc und schieße die Datei raus, die gewünscht ist. Manchmal auch über den Umweg von LibreOffice.

Der Zettelkasten

Wissensmanagement ist für mich ein hoch wichtiges Thema. Irgendwie müssen die Informationen, die einem jeden Tag begegnen, strukturiert, mit Kommentaren und eigenen Gedanken versehen werden und zum gegebenen Zeitpunkt wieder aufgefunden werden. Auch hier hat mich keine der mir bekannten Cloudlösungen überzeugt, da man

  1. nie weiß, was die wirklich mit meinen Daten machen und
  2. Exportfunktionen selten gut implementiert sind.

Anders ist es mit dem Zettelkasten von Daniel Lüdecke. Dieser läuft lokal auf dem Rechner als Java-Anwendung.2 Die Exportfunktionen sind manigfaltig, die Daten gehören mir, die Zettel können in markdown verfasst werden und nach und nach wächst mein zweites Gehirn auf der Festplatte zu einem enormen Wissensspeicher.

Hier werden die interessanten Inhalte aus Büchern, Webseiten, Gesprächen und Denkprozessen notiert, mit Quellen versehen, verschlagwortet, verknüpft und gespeichert. Eine kleine Suche nach eine Suchbegriff ergibt dann eine Reihe von Informationen, die alle miteinander in Verbindung stehen, auch wenn dieses auf den ersten Blick nicht immer offensichtlich ist.

Das Programm ist nach dem Zettelkasten des Soziologen [Niklas Luhmann] entwickelt, der einen solchen Zettelkasten nutzte, um seine Gedanken und Ideen zu speichern und darauf zugreifen zu können. Der Zettelkasten von Luhmann bestand aber in der Tat aus echten Zetteln und war somit über mehrere Räume verteilt.

Ansatzweise nutze ich Elemente Luhmanns auch in meinen Classei-Ordnern, gerade wenn es Querverweise gibt. Grundsätzlich macht in der heutigen Zeit ein Umstieg auf die digitale Speicherung und Verschlagwortung viel mehr Sinn, schon alleine der Mietpreise wegen.

Das Programm ist leider am Anfang nicht intuitiv bedienbar, wenn man das Konzept des Zettelkastens nicht kennt. Daher sollte man sich – gerade am Anfang – mal die Videos von Daniel angucken, der zeigt, wie man den Zettelkasten nutzen kann, dann kann man sofort loslegen und sein zweites Gehirn auf der Festplatte anlegen.

Die Dropbox

Fast alle meine Dateien liegen nicht nur bei mir auf der Festplatte, sondern auch in meiner Dropbox. Ich bin zahlender Kunde und nutze den Dienst schon ewig und drei Tage.

Daten, die dem Datenschutz unterliegen, verschlüssele ich, so dass die Daten zwar in der Dropbox liegen, nicht aber von fremden Augen gelesen werden können. Das hat den Nachteil, dass auch ich diese nicht in Weboberfläche lesen kann, wenn ich unterwegs bin.

Dropbox ist für mich eine Art des ständigen​ Backups. Da ich schon den einen oder anderen Datenverlust verschmerzen musste, ist für mich die Speicherung der Daten in der Cloud eine gute und praktikable Lösung.

Ein Backup ist nur dann ein Backup, wenn man es wegtragen kann.

Versuche auch diesen Service in meine Obhut zu bekommen scheiterten an zu viel Gefrickel:

  • Die Owncloud, die ich damals probierte, funktionierte gut, bis nach eine Update alles zerschossen war,
  • syncthing ist nett, aber noch nicht soweit, dass ich mich darauf verlassen kann,
  • das Einbinden von externen NAS kommt für mich nicht in Frage, da ich alle meine relevanten Daten auf dem Rechner haben möchte
  • und ein NAS als Backup habe ich noch nicht gänzlich durchdacht, scheint mir aber auch ein Gefrickel zu werden. Jedenfalls mehr als nach dem GAU eben den Dropbox-Klienten zu installieren und die Daten durch mein Glasfaser auf den Rechners ziehen zu lassen. Dauert zwar, ist aber praktisch und funktioniert.

Warum keine richtige Cloud-Lösung?

Ich habe Evernote probiert und ich muss sagen, dass mir das Ganze viel zu wirr ist und auch die Abo-Politik nicht in meinem Sinne ist. Außerdem gibt es für mein eingesetztes Betriebssystem kein ordentlichen Desktop-Klienten, so dass ich immer über die Weboberfläche arbeiten müsste. Die Arbeitsfläche ist in meinen Augen alles andere als intuitiv bedienbar.

Außerdem machte es mich stutzig, als vor einiger Zeit Evernote alle Notizen scannen und im Rahmen von Big-Data verwenden wollte. Auf Protest der Community hat sich evernote gegen diesen Schritt entschieden… offiziell jedenfalls.

Ich habe Evernote wirklich eine Chance gegeben und einige Projekt versucht damit zu strukturieren. Es hat mich leider im Alltag nicht überzeugt.

Trotzdem Dropbox!

Der Vorteil an Dropbox ist, dass ich alle meine Daten in dem Dateiformat habe, wie ich es haben möchte. Ich brauche nichts zu exportieren, um es lokal bearbeiten zu können, sondern nutze meine alltäglichen Programme auf meiner lokalen Festplatte.

Sollte es dazu kommen, dass Dropbox den Dienst schließt oder die AGB so ändert, dass ich nicht mehr damit arbeiten möchte, habe ich alle meine Daten auf meinem Rechner, muss nichts exportieren, umwandeln oder anderweitig fummeln, sondern kann vom Grundsatz her so weiterarbeiten, wie bisher und kann mich dann in aller Ruhe darum kümmern, eine neue Backup-Strategie zu entwickeln.

Nicht, dass ich hier falsch verstanden werde: Ich nutze schon einige Cloudlösungen, wie zum Beispiel den todoist oder den Kalender von Google. Ich habe mich aber dazu entschieden, meine Daten und Gedanken,die ich selbst erstelle, nicht mit einer Cloudlösung zu bearbeiten, damit ich auch noch in Jahrzehnten auf diese Daten zugreifen kann. Und das ist dann gewährleistet, wenn ich in reinen Textdateien arbeite, denn um Programme zu schreiben, wird es in Zukunft sicherlich auch noch Texteditoren in den gängisten Betriebssystemen geben und nur diese brauche ich, um meine Markdown-Dateien zu bearbeiten.

  1. So wie es gerade bei Microsoft immer mehr passiert. []
  2. Und ist somit für die gängisten Betriebssystem verfügbar. []

Autor: MAWSpitau

Das wichtigste im Leben ist die Zeit. Leben heißt, mit der Zeit richtig umgehen.

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