Ein Schritt zur Struktur

Dieser Artikel ist ein Beitrag der Serie: Selbstmanagement als Lehrer»

Durch den konsequenten -teilweise auch sicherlich fast übertrieben-lächerlichen- Einsatz meine Notizbücher und dem Eingangskorb auf meinem Schreibtisch entstand umgehend mehr Struktur in meinem Arbeitsleben.

Als ich begonnen habe, dieses System einzusetzen, sah mein Schreibtisch aus, als hätte dort eine Bombe eingeschlagen.

Bei einem solchen Projekt hat man anfänglich ja viel Energie und Motivation, alles zu verändern und besser zu machen. Nimmt man diese ganze Energie und geht mit ihr nicht vorsichtig um, dann verpufft sie ganz schnell in der Anfangszeit. Um diesem Verpuffen vorzubeugen, habe ich alles, was auf meinem Schreibtisch lag, einfach in eine große Kiste geschmissen und jeden Abend einen kleinen Stapel für den nächsten Tag in den Eingangskorb gelegt. So konnte ich Schritt für Schritt das System einführen, habe meine Energie nicht ins Aufräumen gesteckt und hatte in den ersten Tagen immer etwas im Eingangskorb, so dass ich mich an das System gewöhnen konnte. Diese Gewöhnungsphase ist in meinen Augen für das Gelingen des Vorhabens von aller höchster Wichtigkeit. Von großem Vorteil ist es dann noch, wenn diese Phase von Erfolgserlebnissen geprägt ist, also der Schreibtisch abends immer leer und aufgeräumt ist. Dadurch setzt sich das Ritual, die Gewohnheit, schneller im Gehirn fest, da sie mit einem positiven Gefühl verbunden ist.

Kiel und seine Umzugsunternehmen

Eigentlich wollte ich diesen Monat noch umziehen, aber auf Grund der höchst eigenartigen Arbeitseinstellungen der Kieler Umzugsunternehmen, hat sich das Ganze verschoben.

Ausgangssituation

Meine Frau und ich möchten innerhalb Kiels aus einem Mehrfamilienhaus aus dem vierten Stock in ein anderes Mehrfamilienhaus in eine Wohnung im vierten Stock ziehen. Da mehrere Schallplatten und Bücher das Gros unserer Habe ausmachen, soll das Ganze über ein Umzugsunternehmen laufen.

Unternehmen 1

Am Telefon sagten der Herr, dass der Wunschtermin noch frei sei und ein Kollege am Freitag vorbei käme und sich den Haushalt man ansehe, um einen Kostenvoranschlag zu machen. Am Freitag warteten wir vergebens. Kein Mitarbeiter erschien und guckte sich unserer Wohnung an. Auf Nachfrage am Telefon, wo der Mitarbeiter denn sei, hieß es nur, dass schien wohl durcheinander gelaufen zu sein und am Wunschtermin sei eh alles voll!

Unternehmen 2

Der Umzugstermin bei diesem Unternehmen sollte einen Tag später sein, als gewünscht, aber für uns alles im grünen Bereich. Ein älteren Mann begutachtete die Wohnung und nahm mit geschultem Auge Maß: 38m³, die aus dem vierten in den vierten Stock transportiert werden müssen. Als er aber sah, dass wir unsere 54m²-Wohnung platzmäßig äußerst optimal genutzt haben, fing er schon an zu weinen. „Oh, meine armen Jungs…“. Erhm – sorry: Augen auf bei der Berufswahl! Als er dann noch den Dachboden sah, wurden seine Augen immer größer, aber er wollte uns am Montag ein Angebot zuschicken. Soweit kam es aber nicht. Abends klingelte das Telefon und der Mann sagte ab! Weil er das seinen Jungs nicht zutrauen könnte und man bei uns ja keinen Aufzug am Fenster anbringen könnte.

Unternehmen 3

Hier kam ein junger Mann zum vereinbarten Termin und schaute sich in der Wohnung und dem Dachboden um. Er kam zu dem Entschluss: 30 Kartons würden reichen. Ui – als ich mit meinem Kram von HH nach KI gezogen bin, hatte ich schon knapp 70 Kartons, ob der Junge sich da nicht leicht verschätzt. Im Flur stand er vor einem Sekretär und fragte, was das sei. Meine Frau antwortete ihm und er erwiderte, dass er so etwas nicht kenne, da er normalerweise auf dem Büro arbeitete. Oha! Das macht ja schon einen guten Eindruck, aber immerhin ist dieses Unternehmen noch immer einen Kostenvoranschlag schuldig. Aber ob der Junge auch weitergeleitet hat, dass hier mehrere tausend Schallplatten und Bücher auf seine Kollegen warten, dass wage ich zu bezweifeln.

Preise

Nachdem wir kein vernünftiges Angebot von den oben geschilderten Besichtigungen bekamen, hat sich meine Frau ans Telefon gesetzt und weitere acht Unternehmen zur Besichtigung eingeladen. Dieses Mal kamen alle und haben auch, soweit ich das überblicken konnte, Angebote abgeliefert. Wer davon ausgeht, dass man ein Angebot auch per E-Mail bekommen kann, um möglichst schnell die unterschiedlichen Preise zu vergleichen, der ist bei einigen Unternehmen schlecht bedient. Fax und der althergebrachte Brief sind das modernste Kommunikationsmittel der Wahl. Kaum zu glauben, aber wahr!

Namen der Unternehmen

Ich will hier kein Unternehmen in Misskredit bringen und daher bringe ich die Namen der Unternehmen nicht in Verbindung mit den obigen Erlebnissen.

Die Wahl unseres Unternehmens geht an eines im mittleren Preissegment. Immerhin gingen die Endpreise von unter tausend. bis über zweitausend Euro.

Der Eingangskorb

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Der Eingangskorb ist nichts weiter als eine Dokumentenablage auf meinem Schreibtisch, die mit dem Begriff „Eingang“ etikettiert ist. Dort wird alles unsortiert hineingelegt, was auf irgendeine Art und Weise bearbeitet werden muss. Dazu gehört auch mein Notizbuch, dass jedesmal, wenn ich nach Hause komme, ritualisiert im Eingangskorb landet. Bis zu diesem Zeitpunkt werden alle Informationen gleich behandelt. Erst wenn der Korb geleert wird, werden die Informationen kategorisiert.

Mindestens einmal täglich wird der Eingangskorb restlos geleert. Alle sich darin befindlichen Informationen werden kategorisiert, bearbeitet, delegiert oder auf einen Termin gesetzt.

Ein weiterer Eingangskorb ist mein E-Mail-Programm. Auch dort kommen die verschiedensten Informationen auf mich zu. Im Prinzip ist ein E-Mail-Konto ja nichts anderes als eine persönliche Zu-Erledigen-Liste, die von anderen gefüllt wird. Somit muss auch diese nach den gleichen Kriterien, wie der analoge Korb geleert werden.

Konfiguration des E-Mail-Programmes

In der Grundeinstellung ist ein E-Mailprogramm so eingerichtet, dass eine E-Mail nach einer bestimmten Zeit, die sie aktiviert ist, als gelesen markiert wird. Diese Funktion habe ich bei mir abgeschaltet. Die E-Mail wird erst durch das Drücken einer bestimmten Taste als gelesen und somit als erledigt markiert. Dadruch kann ich E-Mails überfliegen und dann entscheiden, ob eine Aktion notwendig ist oder nicht. Beim zweiten Durchgang, folge ich dann den Grundsätzen, die beim Korb leeren gelten.

Den Korb leeren

Genau hier liegt das Kernstück des Systems. Der Korb muss mindestens einmal am Tag geleert werden. Bei dieser Leerung gelten folgende Regeln:

  1. Arbeite Dich von oben durch.
  2. Entscheide Dich was zu tun ist.
  3. Lege nichts, wirklich nichts, zurück in den Eingangskorb.

Dadurch, dass ich mich von oben durcharbeite, nehme ich keine Priorisierung der zu bearbeitenden Informationen vor. Jede Information ist zunächst gleich wichtig. Wenn ich die Information in den Händen halte, gilt es, sofort eine Entscheidung zu treffen.

  • Kann ich es in zwei Minuten erledigen, dann erledige ich es sofort.
  • Ist es eine Adresse oder handelt es sich um andere Kontaktdaten, dann wird die Information in das Adressbuch übertragen.
  • Handelt es sich um einen Termin, dann wird dieser in den Kalender eingetragen.
  • Handelt es sich um etwas, was erledigt werden muss, dann kommt es auf die Zu-Erledigen-Liste.
  • Sind es Unterrichtsmaterialien oder andere Informationen, die ich behalten möchte oder muss, dann werden sie in mein Ablagesystem eingeordnet.
  • Kann ich mit der Information nichts anfangen, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Erstens – Eine andere Person kann etwas damit anfangen, dann wird es delegiert. Zweitens – Keiner kann etwas damit anfangen, dann wird es entsorgt.

Durch diese sofortigen Entscheidungen wird vermieden, dass sich irgendwo auf dem Schreibtisch Stapel bilden. Diese Stapel waren es, die meinen Schreibtisch früher unerkennbar machten. Denn er versteckte sich unter unzähligen Papieren, Mappen, Büchern, Ordnern und anderen Dingen, von denen ich nicht einmal mehr weiß, was für Dinge es waren.

Durch dieses Ritual des Leerens des Eingangskorbes kann ich meinen Schreibtisch wieder sehen und ich freue mich, wenn ich mich an den leeren und aufgeräumten Schreibtisch setzen kann. Das hört sich jetzt vielleicht ein bisschen pathetisch an, aber es ist wirklich ein anderes Gefühl, sich an einen aufgeräumten, strukturierten und sichtbaren Schreibtisch zusetzen. Erst jetzt habe ich den Spruch verstanden, den ich früher immer wieder genutzt habe, wenn ich auf meinen, doch eher unordentlich und chaotisch anmutenden Schreibtisch angesprochen wurde und das Aussehen verteidigen wollte: „Nur das Genie, beherrscht das Chaos.“

Besser als Jerry Lewis! (Typewriter)

Ich kannte diese Melodie eigentlich nur von der TV-Serie Büro Büro, aber dann habe ich das Ganze mal gesehen, wie es von Jerry Lewis dargeboten wurde. Das ist schon laaange her.1 Heute lief mir aber ein Video über den Weg, in dem die Melodie live gespielt wurde! Wow – ich find’s cool, auch wenn es für jeden Musiker vielleicht banal scheint.

„Besser als Jerry Lewis! (Typewriter)“ weiterlesen

  1. Wer von Euch Nasen kennt noch Jerry Lewis oder Büro, Büro 😉 []

Nicht merken, sondern aufschreiben

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Meine beiden Notizbücher

Eine der wichtigsten Veränderungen meiner Gewohnheiten war es, immer ein Notizbuch am Mann oder wenigstens griffbereit zu haben. Das Wort „immer“ ist in diesem Satz wirklich in seiner tiefsten Bedeutung zu verstehen. Mein Notizbuch liegt am Bett, wenn ich schlafen gehe, steckt in der Schule in der Innentasche meines Jackets, am Schreibtisch hat es seinen eigenen Platz und ich ärgere mich immer dann, wenn ich es unter bestimmten Umständen nicht bei mir haben kann, wie zum Beispiel unter der Dusche. Leider fallen mir dort die besten Ideen ein und diese sind wieder fort, wenn ich mit einem Handtuch bewaffnet vor dem Spiegel stehe und mir die Haare mache oder mich rasiere.

In dieses Notizbuch wird alles notiert, was in irgendendeiner Art Bedeutung für mich hat: Termine, Adressen, Telefonnummern, Gedanken zu Unterricht, Aufgaben, Konferenztermine, Kochrezepte, Aphorismen, Methoden für Unterricht, etc. Dabei mache ich keinen Unterschied, ob es sich um Privates, Berufliches oder Geschäftliches handelt. Es wird einfach alles in diesem Büchlein aufgeschrieben.

Das Notizbuch entspricht zirka der Größe DIN A6 und kann somit bequem mit sich geführt werden.

Das größere Notizbuch

Ich benutze ein weiteres Notizbuch, in das ich Aufzeichnungen von Konferenzen, Besprechungen, Telefonaten und von Unterricht fixiere. Auch Ideen zu Blogeinträgen oder Workshops schreibe ich in dieses größere Buch. Der Vorteil für dieses Buch liegt auf der Hand: Ich kann viel besser komplexe Texte hineinschreiben, Mind-Maps zeichnen oder Skizzen machen, als in das kleine Notizbuch.

Auch dieses Buch kommt, sobald ich nach Hause komme in den Eingangskorb. Die neuen Einträge werden, falls ich es für notwendig erachte, in andere Systeme übertragen. Sprich: Sie werden in meinen Zettelkasten übertragen, anderweitig fixiert, am Computer ausformuliert und gebloggt oder einfach ohne weitere Verarbeitung im Notizbuch gelassen.

Schon alleine durch die Tatsache, dass ich die meisten meiner Aufzeichnungen immer in meiner Tasche habe, da sie ja in meinem großen Notizbuch stehen, habe ich Sie immer griffbereit und kann Mitschriften von Konferenzen oder Telefonaten immer zu Rate ziehen.